Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

§ 1. Cele i podstawy przetwarzania

1. Dane osób składających zapytanie przed zawarciem umowy przetwarzamy w celu podjęcia działań na ich żądanie przed zawarciem umowy oraz przygotowania rezerwacji i doboru sprzętu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Dane Najemcy przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy najmu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wykonania obowiązków podatkowych, księgowych i reklamacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz ochrony sprzętu, dokumentowania jego stanu, montażu i zwrotu, a także ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Dane osób reprezentujących Najemcę lub upoważnionych do zwrotu przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na prawidłowej obsłudze umowy, sprawdzeniu umocowania i zabezpieczeniu rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

§ 2. Zakres i źródło danych

1. Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane firmy i reprezentacji, informacje o wynajmie, pojeździe w zakresie potrzebnym do doboru i montażu sprzętu, płatnościach, szkodach, zwrocie i reklamacji oraz podpisy.
2. Dokument tożsamości jest okazywany wyłącznie do weryfikacji; nie kopiujemy go ani nie przechowujemy jego skanu. Możemy odnotować rodzaj dokumentu i osobę weryfikującą.
3. Zdjęcia mogą obejmować sprzęt, zamki, elementy montażowe i niezbędne fragmenty pojazdu. Numer rejestracyjny utrwalamy tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione identyfikacją wydania, montażu lub szkody.
4. Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od Najemcy wskazującego osobę upoważnioną lub przedstawiciela, a dane o reprezentacji firmy mogą pochodzić z publicznych rejestrów.

§ 3. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi księgowe, IT, hostingowe, pocztowe, płatnicze, prawne i ubezpieczeniowe, podmiotom obsługującym roszczenia oraz uprawnionym organom publicznym – wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego celu.
2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów. Jeżeli dostawca korzysta z podwykonawców poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO; szczegóły można uzyskać pod adresem administratora.

§ 4. Okres przechowywania

1. Dane związane z zapytaniem, które nie doprowadziło do umowy, przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi zapytania i przez rozsądny okres pozwalający wykazać przebieg kontaktu, chyba że wcześniej ustanie cel lub pojawi się podstawa do dłuższego przechowania.
2. Dokumenty umowy przechowujemy przez czas jej wykonania i rozliczenia, a następnie w zakresie wymaganym przez przepisy podatkowe i księgowe oraz przez okres potrzebny do dochodzenia lub obrony roszczeń, z uwzględnieniem terminów ich przedawnienia.
3. Zdjęcia sprzętu i pojazdu oraz dane osób reprezentujących lub upoważnionych usuwamy, gdy przestają być potrzebne do wykazania stanu sprzętu, umocowania albo rozliczenia. W razie sporu odpowiednie dowody mogą być przechowywane do jego zakończenia i rozliczenia.

§ 5. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania oraz – gdy ma zastosowanie – przenoszenia danych.
2. Wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją.
3. Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Usunięcie danych nie obejmuje danych nadal niezbędnych do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

§ 6. Dobrowolność podania danych i automatyzacja

1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane niezbędne do przygotowania zapytania, zawarcia i wykonania umowy oraz weryfikacji tożsamości warunkują możliwość rezerwacji i wydania sprzętu. Brak danych o upoważnieniu może uniemożliwić działanie w imieniu Najemcy.
2. Administrator nie podejmuje wobec osób decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym w wyniku profilowania, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.